PBS-Markt verzeichnet 2025 leichte Umsatzverluste und sinkt auf 12,8 Milliarden Euro. Zunehmende Digitalisierung der Arbeitswelt, hohe Homeoffice-Quote sowie Preissensibilität verändern den Markt nachhaltig. Mengenabsatz von Büropapieren seit 2019 um knapp 30 Prozent gesunken. Fachhandel verliert an Relevanz.
Nach zwei von Preissteigerungen geprägten Jahren nach der Pandemie befindet sich der deutsche Markt für Papier, Büro und Schreibwaren (PBS) erneut in einer Phase struktureller Schwäche. Zwar konnte das coronabedingte Umsatzminus zeitweise ausgeglichen werden, seit 2024 zeigt sich jedoch wieder ein rückläufiger Marktverlauf. Prognosen der IFH‑Marktexpert:innen zufolge sinkt das Marktvolumen im Jahr 2025 auf rund 12,8 Milliarden Euro. Für 2026 wird ebenfalls eine leicht rückläufige Umsatzentwicklung erwartet; auch in den Folgejahren ist von stagnierenden bis leicht sinkenden Umsätzen auszugehen. Das zeigen die Ergebnisse des neuen „Branchenbericht PBS-Artikel“ des IFH KÖLN und der BBE Handelsberatung.
„Der PBS‑Markt steht weniger vor einem konjunkturellen als vor einem strukturellen Problem. Zunehmend digitalisierte Arbeitsprozesse, Homeoffice‑Regelungen und ein wachsender Nachhaltigkeitsgedanke reduzieren den Bedarf an klassischen Büro‑ und Papierprodukten dauerhaft. Gleichzeitig nimmt die Preissensibilität zu: Online‑Preisvergleiche, längere Lieferzeiten für günstigere Angebote und der Wechsel zu preisaggressiven Anbietern werden zunehmend akzeptiert", so Dr. Moritz Brandauer, Senior Consultant BBE Handelsberatung.
Büropapiere: Kurzzeitiges preisgetriebenes Umsatzwachstum bei sinkenden Mengen
Haupttreiber der positiven Umsatzentwicklung in den Jahren 2022 und 2023 war die Warengruppe der Büropapiere. Dieses Wachstum basierte jedoch weder auf einer erhöhten Nachfrage noch auf Nachholeffekten nach den Pandemiejahren, sondern war ausschließlich preisgetrieben. Preisbereinigt beziehungsweise in Mengen zeigt sich ein klarer Negativtrend: Seit 2019 ist die abgesetzte Menge an Büropapier um fast 30 Prozent gesunken. Auch im Jahr 2025 setzt sich diese Entwicklung fort. Während der nominale Umsatz mit rund sechs Milliarden Euro weiterhin deutlich über dem Niveau der Jahre 2020 und 2021 liegt, fällt der preisbereinigte Umsatz im gleichen Zeitraum auf rund 4,3 Milliarden Euro zurück.
Fachhandel unter Druck – alternative Vertriebsformate gewinnen
Ein Blick auf die Entwicklung der Vertriebswege zwischen 2016 und 2025 zeigt, dass der stationäre Fachhandel weiter an Bedeutung verliert. Besonders in den Innenstädten belasten sinkende Frequenzen und zunehmende Angebotslücken die Marktposition. Das zunehmend fehlende stationäre Angebot begünstigt zugleich das Wachstum des Onlinehandels, der seinen Umsatz seit 2016 verdoppeln konnte. Auch SB‑Warenhäuser, der Lebensmitteleinzelhandel sowie Discounter haben seit der Pandemie Marktanteile hinzugewonnen.
„Die Stärke von SB‑Warenhäusern und Discountern liegt in der Kombination aus schneller Verfügbarkeit und preislicher Attraktivität. PBS‑Artikel werden beim Lebensmitteleinkauf häufig nebenbei mitgenommen und sind insbesondere in Aktionsphasen oft günstiger als im Fachhandel – ein klarer Vorteil aus Konsumentensicht in Zeiten gedämpfter Konsumstimmung. Zusätzlich verschärft sich der Wettbewerb durch asiatische Online‑Marktplätze wie Temu oder Shein sowie durch Amazon Haul, das seit Mitte 2025 in Deutschland verfügbar ist und preisgünstige Sortimente mit dem bekannten Amazon‑Service kombiniert“, ordnet Christoph Lamsfuß, Senior Consultant am IFH KÖLN, die Ergebnisse ein.
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Über die Studie
Der „Branchenbericht PBS-Artikel“, Jahrgang 2026, des IFH KÖLN in Zusammenarbeit mit der BBE Handelsberatung liefert folgende Daten:
- Marktvolumen auf Endverbraucherebene 2016 bis 2025
- 16 Warengruppen* – Entwicklung, Wachstumstreiber
- Vertriebswegeprofile, Vertriebsstrukturen 2016 bis 2025
- 6 Vertriebsformate – Entwicklung, Wachstumstreiber
- Marktprognose 2026 bis 2030
- Prognose der Vertriebswege 2026 bis 2030
*Die 16 Warengruppen sind wie folgt: Bürokommunikationspapier, Spezialpapier, Sonstige graph. Papiere, Briefumschläge/Papierausstattungen, Büroarbeitsplatzzubehör, Klebematerial, Schreibgeräte, Mal- und Zeichenbedarf, Ordnen & Archivieren (inkl. Etiketten), Tafeln/Boards, Verbrauchsmaterialien für Bürotechnik, EDV-Zubehör, Geschäftsbücher, Ansichts-/Glückwunsch- und Trauerkarten, Sonstige PBS-Artikel und PBS-Partyartikel, Kalender.
Die komplette Studie kann im Shop des IFH KÖLN erworben werden.
Über die BBE Handelsberatung
Die BBE Handelsberatung mit Hauptsitz in München und Niederlassungen in Hamburg, Berlin, Köln, Stuttgart, Leipzig und Erfurt berät seit über 70 Jahren Handelsunternehmen aller Betriebsgrößen und Betriebsformen, Einkaufskooperationen, Verbundgruppen und die Konsumgüterindustrie sowie die Immobilienwirtschaft und Kommunen. Im Verbund der BBE Handelsberatung und IPH Gruppe reicht das Beratungsportfolio der über 180 Branchen-, Standort- und Immobilien-Experten von Strategieentwicklung, Markt- und Standortanalysen, Image- und Kundenforschung bis hin zu Projektentwicklung und Centermanagement. Analyse- und Prognosemethoden werden kontinuierlich optimiert, Wissenschaft und Praxis verzahnt, um auf diese Weise kompetent Handlungsempfehlungen geben zu können.
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