Ein Mitarbeiter ist seit acht Jahren als Prüfer für ein Unternehmen unterwegs. Er kennt alle 20 Filialen, schreibt Prüfberichte, wird von Filialleiter:innen beurteilt, von Regionalleiter:innen kommentiert und von der Zentrale bewertet. E-Mails und Beschwerden werden mit Kommentaren weitergeleitet, Gesprächsnotizen angelegt und vielleicht Rankings oder Leistungsbewertungen geführt. Kommt es später zum Konflikt, kann ein Auskunftsverlangen nach Art. 15 DSGVO einen erheblichen Teil dieses Informationsbestands erfassen. Datenschutzrechtliche Ansprüche können in Auseinandersetzungen zu einem empfindlichen Informationsinstrument werden. ECC-Clubmitglied Rechtsanwalt Rolf Becker, Alfter, erläutert, welche Grenze das Bundesarbeitsgericht hier bei der Forderung nach vollständigen Dokumentkopien zieht.
Auskunft ist weitreichend
Das Beispiel ist keineswegs exotisch. Ähnlich kann es einem langjährigen Vertriebsleiter gehen, über den sich im CRM, in Zielvereinbarungen, Provisionsabrechnungen, E-Mails und Kundenbeschwerden über Jahre Informationen finden. Art. 15 DSGVO verschafft betroffenen Personen ein umfassendes Auskunftsrecht. Das sind nicht nur Stammdaten wie Name, Anschrift oder Personalnummer. Auch Aussagen, Einschätzungen und Beurteilungen können personenbezogene Daten sein, wenn sie Informationen „über“ die betreffende Person enthalten. Der Anspruchsinhaber kann diese Informationen auch in einer bereits bestehenden Auseinandersetzung nutzen. Hinzu kommt, dass ein Auskunftsverlangen nicht begründet werden muss (EuGH, Urt. v. 26.10.2023, Az. C-307/22 zum Auskunftsanspruch zur Vorbereitung von Haftungsansprüchen). Auch verzögerte oder unvollständige Auskünfte können Schadensersatzansprüche nach sich ziehen. Das macht den Auskunftsanspruch natürlich auch strategisch interessant.
Wo endet die Datenauskunft?
Mit dem Anspruch auf vollständige Kopien hatte sich aktuell das Bundesarbeitsgericht zu beschäftigen (BAG, Urt. v. 16.04.2026, Az. 8 AZR 169/25 - rechtskräftig). Die Klägerin war in leitender Funktion beschäftigt und befand sich in Elternzeit. Der Arbeitgeber hatte eine Kündigung während der Elternzeit geplant und bei der zuständigen Behörde beantragt, diese für zulässig erklären zu lassen. Die Behörde wollte nicht.
Schwere Vorwürfe zum Führungsstil
Vorausgegangen war Folgendes: Anfang April 2023 informierte die Ombudsfrau des Unternehmens die Compliance-Abteilung über Beschwerden gegen die Klägerin. Drei Hinweisgeber beschrieben deren Führungsstil nach den Feststellungen des Gerichts als einschüchternd, herabwürdigend, respektlos und unehrlich; sie habe Mitarbeiter:innen verunsichert und demotiviert, mindestens zwei hätten bereits gekündigt. Eine Rechtsanwaltskanzlei untersuchte die Vorgänge bis Januar 2024. Am Ende standen zwei Fassungen eines Abschlussberichts vom 31. Januar und 6. Februar 2024. Darin wurden die Vorwürfe zusammengefasst, Hinweisgeber und Zeugen benannt, Gesprächsinhalte wiedergegeben und die Glaubhaftigkeit bewertet. Die Januarfassung enthielt zusätzlich rechtliche Ausführungen und Hinweise an die Mandantin. Die Führungskraft verlangte dazu Kopien der Berichte, um nachvollziehen zu können, welche Aussagen über sie gespeichert worden waren und ob diese zutrafen.
Daten ja, komplette Akte nein
Das BAG wies die Revision zurück. Seine Kernaussage: Das Auskunftsrecht aus Art. 15 Abs. 1 in Verbindung mit Abs. 3 Satz 1 DSGVO richtet sich grundsätzlich auf die personenbezogenen Daten, nicht automatisch auf das vollständige Dokument, in dem diese stehen. Ein Unternehmen kann sich deshalb nicht auf die Ausgabe einiger Stammdaten beschränken. Es muss die personenbezogenen Informationen vollständig erfassen. Daraus folgt aber nicht, dass jede E-Mail, Akte oder jeder Untersuchungsbericht vollständig als Kopie herauszugeben wäre, nur weil darin Daten des Betroffenen enthalten sind. Der EuGH hatte bereits klargestellt, dass die „Kopie“ nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO eine vollständige und verständliche Wiedergabe der personenbezogenen Daten gewährleisten muss (EuGH, Urt. v. 04.05.2023, Az. C-487/21). Ein allgemeiner Anspruch auf vollständige Dokumente folgt daraus nicht.
Personenbewertung vs. Rechtsanalyse
Wichtig ist die Unterscheidung innerhalb des Compliance-Berichts. Er enthielt personenbezogene Daten der Klägerin, darunter auch subjektive Einschätzungen und Bewertungen ihres Führungsverhaltens. Anders sah das Gericht die rechtliche Analyse der beauftragten Kanzlei. Eine juristische Bewertung der Rechtslage ist nicht schon deshalb ein personenbezogenes Datum, weil sie in einem Verfahren über eine bestimmte Person erstellt wurde. Sie beschreibt vielmehr, wie der Verantwortliche oder sein Berater die rechtliche Situation einschätzt.
Kein Freibrief
Die Entscheidung ist kein Freibrief, Dokumente generell zurückzuhalten. Ein Dokumentauszug oder vollständiges Dokument kann erforderlich sein, wenn der Betroffene die personenbezogenen Daten ohne diesen Zusammenhang nicht sinnvoll verstehen und seine Rechte aus der DSGVO wirksam ausüben kann. Im aktuellen Fall sah das BAG diese Notwendigkeit nicht. Die Klägerin benötigte die rechtlichen Ausführungen und Mandantenhinweise nicht, um etwa Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten zu verlangen. Wollte sie sich gegen die Rechtsauffassung des Arbeitgebers wehren, musste sie die dafür vorgesehenen prozessualen Möglichkeiten nutzen. Nicht vom Gericht zu entscheiden waren die Einwände aus dem Schutz von Geschäftsgeheimnissen, aus dem Hinweisgeberschutz und aus den Rechten Dritter. Gerade für die im Bericht namentlich benannten Hinweisgeber und Zeugen hätte ansonsten noch deren Schutz geprüft werden müssen. Die Trennlinie ist damit klar: Art. 15 DSGVO schafft Transparenz über personenbezogene Daten, aber keinen allgemeinen Anspruch auf Inhalte zur rechtlichen Strategie, interne Rechtsauffassungen oder den gesamten Akteninhalt.
Unser Prüfer mit den 20 Filialen
Sind in Prüfberichten, Leistungsbewertungen, Beschwerden, Gesprächsnotizen oder internen Mitteilungen Informationen über seine Person enthalten, können auch diese grundsätzlich dem Auskunftsanspruch unterfallen. Das bedeutet aber nicht, dass sämtliche Prüfberichte, vollständige E-Mail-Verläufe oder interne Akten automatisch kopiert werden müssen. Zu prüfen ist, welche Informationen tatsächlich personenbezogene Daten sind und ob zu ihrem Verständnis ein größerer Dokumentzusammenhang erforderlich ist.
Dokumentationsstruktur: Drei Ebenen statt zwei
Versuchen Sie wichtige Dokumentationen klar zu strukturieren. Bei personenbezogenen Vorgängen reicht die übliche Trennung zwischen Tatsachen und Wertungen nicht aus. Sinnvoller sind drei Ebenen: Tatsachen und Aussagen über die Person, Bewertungen ihres Verhaltens sowie die rechtliche Würdigung mit Handlungsempfehlungen. Die ersten beiden Ebenen können personenbezogene Daten enthalten. Erst auf der dritten Ebene wechselt der Gegenstand von der Person zur Rechtsanalyse. Praktisch relevant ist das etwa bei der Vorbereitung von Abmahnungen oder Kündigungen, bei Compliance- und Hinweisgeberuntersuchungen sowie bei der rechtlichen Bearbeitung von Auskunfts- oder Beschwerdeverfahren. Werden Sachverhalt, Personenbewertung und rechtliche Beratung von Anfang an erkennbar getrennt, verkürzt das den Auskunftsanspruch nicht. Es kann aber die Abgrenzung erleichtern und Prüfungs- und Schwärzungsaufwand vermeiden. Ein Abschnitt, der mit „Rechtliche Würdigung" überschrieben ist, tatsächlich aber Feststellungen über die Person enthält, unterfällt insoweit allerdings weiterhin der Auskunft.
Fazit
Der datenschutzrechtliche Auskunftsanspruch bleibt ein scharfes Instrument, auch strategisch. Der Anspruch auf eine Kopie personenbezogener Daten bedeutet nach dem aktuellen Urteil nicht automatisch einen Anspruch auf Kopie des vollständigen Dokuments oder auf allgemeine Akteneinsicht. Wer wichtige strategische Dokumente richtig aufbaut, hat bei konfliktträchtigen Auskunftsersuchen zumindest etwas bessere Karten.
ÜBER DEN AUTOR
Rechtsanwalt Rolf Becker war bis Ende 2023 Partner und Mitbegründer der Rechtsanwaltssozietät Wienke & Becker – Köln, die mit Ablauf des Jahres 2023 beendet wurde. Er ist Autor von Fachbüchern und Fachartikeln zum Wettbewerbsrecht, Markenrecht und Vertriebsrecht, insbesondere im Fernabsatz. Als Mitglied im ECC CLUB kommentiert Rechtsanwalt Becker für das ECC KÖLN regelmäßig aktuelle Urteile zum Onlinehandel und gibt Händlern praktische Tipps, wie sie mit den gesetzlichen Vorgaben umgehen sollen.
Rechtsanwalt Becker auf LinkedIn.
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