Steigende Kosten, komplexe Konditionsmodelle und wachsende Anforderungen an die Profitabilität verändern die Rolle des Einkaufs im Handel. Doch wie groß ist der Einfluss von Konditionen, Rückvergütungen und Datenstrukturen tatsächlich auf die Marge? Diese Fragen beantwortet Marco Lux, CEO und Co-Founder bei unserem ECC CLUB Mitglied revotail im Interview.
Welche Rolle spielt der Einkauf für die Marge und den wirtschaftlichen Erfolg eines Händlers?
Der Einkauf ist einer der größten strukturellen Hebel für die Profitabilität eines Händlers. In der Konditionslandschaft entstehen wesentliche Teile der Marge, insbesondere über Frontkonditionen, Rückvergütungen und Retourenvereinbarungen. Allein über Rückvergütungen und Retouren-Deals fließen nicht selten mehr als 10 Prozent des Einkaufsvolumens eines Händlers an liquiden Mitteln in das Unternehmen zurück. Konditionen und Rückvergütungen sind daher der zentrale Hebel der Margensteuerung. Die Konditionslandschaft wirkt direkt auf Wareneinsatz, Wertminderung und Cashflow und damit auf das EBIT. Eine sauber geführte Konditionsseite gibt dem Händler eine starke Position in Verhandlungen mit Lieferanten, weil die interne Vergleichbarkeit der Konditionen belastbar wird. Wer den Einkauf strategisch aufstellt und seine Konditionsdaten strukturiert führt, gewinnt einen erheblichen Steuerungsvorteil und kann seine Profitabilität präziser planen, prognostizieren und durchsetzen.
Was sind aus deiner Sicht die drei häufigsten Probleme, mit denen Händler im Einkauf zu kämpfen haben?
Drei Themen begegnen mir in nahezu jeder Retail-Organisation und sie hängen miteinander zusammen:
Erstens lebt die Konditionslandschaft außerhalb des ERP-Systems. Verträge, Anhänge, Side-Letter und Sondervereinbarungen liegen in PDFs, Mail-Anhängen und Excel-Files. In diesen Dokumenten stecken die eigentlichen Mechaniken wie Staffeln, Deckelungen, Berechnungsformeln und die Parameterdefinition. Sie sind mit Artikeldaten, Lieferanten-Stammdaten und Warenbewegungen praktisch nie strukturiert verknüpft. Die Net-Net-Marge je Artikel ist auf Knopfdruck deshalb in den seltensten Fällen verfügbar. Wer sie haben will, baut sich Hilfskonstrukte in Excel, die mit hohem und wiederkehrendem Aufwand verbunden sind.
Zweitens werden Rückvergütungen nicht systematisch nachgehalten. Margengarantie, Umsatzboni und andere Rückvergütungen entstehen jeweils nach eigener Logik, mit eigenen Bezugsgrößen, Abrechnungszeiträumen und Kappungen. Die zugehörigen Berechnungen werden oft noch manuell in Excel geführt und sind fehleranfällig. Nicht selten kommt es vor, dass einige Ansprüche erst verspätet entdeckt oder schlimmstenfalls sogar komplett vergessen werden. Dieser Schmerzpunkt wird immer wieder in Erstgesprächen genannt. Man mag sich kaum vorstellen, wie viel Geld und Marge dort liegengelassen wird.
Drittens arbeiten Einkauf, Marketing, Controlling und Category-Management in Silos. Jeder Bereich hat seine eigenen Zahlen und seine eigene Interpretation der Konditionen. Im Quartalsmeeting beginnt das Gespräch dann mit unterschiedlichen Wahrheiten. Eine Pricing-Entscheidung wird im Category-Management getroffen, ohne dass die hinterlegten Absicherungen wie Wertminderungsbeteiligungen oder Retouren-Konditionen mitbedacht werden. Die Folge ist Steuerung auf Basis von Teilwahrheiten.
Die drei Themen wirken aufeinander. Wer eines davon angeht, stößt automatisch an die anderen beiden. Genau deshalb sind isolierte Lösungen so wenig wirksam und der eigentliche Hebel liegt in der gemeinsamen Sicht.
Wo sollten Händler deiner Meinung nach ansetzen, wenn sie ihren Einkauf strukturell verbessern wollen?
Der erste Schritt ist immer Transparenz und Sichtbarkeit. Solange Konditionsdaten in Mail-Anhängen, Side-Letters und Köpfen einzelner Mitarbeiter liegen, lässt sich nichts strukturell steuern. Konkret heißt das, einen zentralen Ort für Verträge, Anhänge und Sondervereinbarungen zu schaffen, in dem jeder Bereich verlässlich nachvollziehen kann, was vereinbart wurde, mit welcher Mechanik und in welchem Zeitraum. Im zweiten Schritt geht es um die Verknüpfung mit den operativen Daten. Welche Konditionen wirken auf welche Artikel, auf welche Marken, auf welche Flächen oder Kampagnen. Erst diese Brücke macht die Konditionsökonomie steuerbar. Im dritten Schritt sollten Rückvergütungen und Retouren-Konditionen systematisch nachgehalten werden. Abweichungen zwischen vereinbarter und realisierter Kondition müssen mit Gründen dokumentiert sein, damit die nächste Verhandlung auf belastbarer Grundlage stattfindet. Schon eine saubere Vertragsablage, ein klarer Prozess für die Nachverfolgung der Rückvergütungen und ein Mindestmaß an Datenkopplung schaffen kurzfristig spürbare Wirkung. Händler müssen dafür kein großes Plattform-Projekt abwarten. Plattform-Lösungen heben das Ganze später auf ein anderes Niveau. Der Schritt davor ist eine Frage der Disziplin und der Organisation.
KI ist im Handel gerade ein dominantes Thema. Welche Rolle spielt KI im Einkauf und bei der Margenoptimierung?
KI hat im Einkauf ein sehr großes Potenzial, weil die Konditionsökonomie hochkomplex ist und genau die Art von Problem darstellt, die maschinell deutlich besser zu beherrschen ist als rein manuell. KI-Modelle können Konditionsmechaniken vergleichen, Rückvergütungs-Forecasts schärfen, Substitutionsoptionen bewerten und Verhandlungshebel sichtbar machen. Die Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die Datenbasis stimmt. Solange Verträge in PDFs liegen, Bonusformeln und Staffeln in Excel schlummern und niemand sagen kann, welche Staffel auf welche Bestellung wirkt, scheitert jede KI-Initiative an genau diesem Punkt. Sie hat schlicht nichts, worauf sie aufsetzen kann. KI im Einkauf ist damit ein Folgeschritt, der erheblichen Mehrwert liefert, sobald Verträge, Konditionsdaten und Abrechnungslogik strukturiert vorliegen. Wer diese Voraussetzung jetzt schafft, hat in zwei Jahren einen deutlichen Vorsprung bei Geschwindigkeit, Genauigkeit und strategischer Steuerbarkeit der Marge. Wer wartet, verliert die Lernkurve.